Pengertian Dokumen Aktif dan Inaktif

Berdasarkan penggunaannya, dokumen dapat digolongkan sebagai dokumen aktif dan dokumen inaktif (Deserno dan Kynaston, 2005).

Dokumen aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam setahun. Dokumen ini mencakup berkas pegawai yang masih bekerja, dokumen pembelian materi baku pada tahun anggaran yang sedang berjalan, dan korespondensi yang dilakukan organisasi dengan pihak eksternal.

Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif. Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun. Dokumen jangka panjang memiliki nilai berkesinambungan bagi pelaksanaan operasi perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan kegiatan retensi dokumen. Contoh dokumen inaktif ialah berkas karyawan yang sudah pension, pembelian materi baku yang sudah dibayar pada tahun anggaran yang lalu, dan dokumen lain yang telah berlalu.

Dari penjelasan di atas, dokumen atau arsip tidak hanya terbatas pada satu pembagian terstruktur mengenai saja, namun dapat berubah status sesuai dengan perjalanan waktu dan nilai dokumen itu sendiri bagi organisasi pemakainya. Perubahan status tersebut akan bergerak mundur, tidak dalam arah yang sebaliknya. Misalnya, dokumen aktif akan bermetamorfosis inaktif jikalau semakin jarang dipakai dalam operasional perusahaan. Sebaliknya, dokumen jangka panjang tidak akan mungkin beruah menjadi dokumen aktif lagi, kecuali ada pemeriksaan atau hal yang lain.

Sumber Pustaka:

Badri Munir Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Penerbit Erlangga

Deserno, I. dan Kynaston, D. 2005. A Records Management Program that Works for Archives. The Information Management Journal. May/June. Hal. 60-63