Perbedaan Dokumen dan Arsip

Menurut The Georgia Archives (2004), dokumen yakni berita yang dikumpulkan dan mampu diakses serta digunakan. Adapun The International Standard Organization (ISO on Records Management – ISO 15489) mendefinisikan records (dokumen) sebagai berita yang diciptakan, diterima dan dikelola sebagai bukti maupun berita yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis.

Dokumen ini mempunyai awal dan final yang dapat berupa teks, data, peta digital, spreadsheets, database, gambar dan data suara. Sedangkan arsip didefinisikan oleh Dserno dan Kynaston (2005) sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen.

Kenedy dan Schauder (1998) menjelaskan bahwa pada setiap dokumen dan arsip akan terdiri atas:

Isi, yaitu berita yang terdapat pada arsip berupa idea tau konsep, fakta perihal suatu kejadian, orang, organisasi maupun acara lain yang direkam dalam arsip tersebut.

Struktur, merupakan atribut fisik (ukuran dan gaya huruf, spasi, margin, dan lambing organisasi) dan logis (logika dibalik pembuatan tersebut), dari suatu arsip. Misalnya, struktur surat akan terdiri dari header (nama pengirim, tanggal, judul surat, dan penerima), tuguh surat (isi dari maksud dibuatnya surat), dan otentifikasi (tanda tangan pembuat surat).

Konteks, menjelaskan “mengapa” dari suatu arsip.

Sumber Pustaka: Badri Munir Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Penerbit Erlangga