Pencegahan Fraud

Cara pencegahan fraud meliputi dua macam pengendalian internal, yaitu pengendalian internal aktif dan pengendalian internal pasif. Untuk lebih jelasnya mengenai pengendalian tersebut. Silahkan simak penjelasan dibawah ini.

Pengendalian Internal Aktif

Pengendalian internal aktif biasanya merupakan bentuk pengendalian internal yang paling banyak diterapkan. Dimana pengendalian internal ini membatasi, menghalangi dan menutup saluran pelaku fraud. Akan tetapi sekuat apapun kelihatannya, tetap dapat ditembus oleh pelaku fraud yang cendekia dan mempunyai kemampuan untuk melakukannya. |accounting-media.blogspot.com|

Sarana-sarana pengendalian intern aktif yang sering dipakai dan umumnya sudah dikenal dalam system akuntansi, meliputi :

1.    Tanda tangan;

Ini merupakan saran pengendalian intern aktif sebab dokumen yang seharusnya ditanda tangani tetapi belum ditandatangani yaitu tidak sah. Asumsinya, tanpa tanda tangan apa yang seharusnya dilaksanakan tidak dapat terlaksanan.

2.    Tanda tangan kaunter (countersigning);

Pembubuhan lebih dari satu tanda tangan dianggap lebih aman, khususnya bagi pihak ketiga atau pihak di luar perusahaan atau lembaga yang bersangkutan. Anggapannya yaitu penanda tangan lainnya mengawasi rekannya.

3.    Password dan PIN (Personnel Identification Numbers);

Sarana ini menjadi popular dikala insan berinteraksi dengan komputer. Tanpa password atau PIN, seseorang tidak bisa mengakses apa yang diinginkannya itu. Oleh sebab itu, password atu PIN dianggap sarana dalam pengendalian intern aktif.

4.    Pemisahan tugas;

Pemisahan peran menghindari seseorang daoat melaksanakan sendiri seluruh transaksi. Merupakan adegan dari pengendalian intern aktif sebab secara teoritis, pelaku fraud yang berindak seorang diri, tidak dapat melaksanakan fraud-nya.

5.    Pengendalian aset secara fisik;

Pengendalian aset secara fisik pada dasarnya mengatur gerak-gerik barang (masuk, keluar dan penyimpannya) memelukan otorisasi.

6.    Pengendalian persediaan secara real time (real-time inventory control);

Ini bukan sekedar perpetual inventory yang dikenal sebelum perang dunia kesatu. Ini yaitu perpetual inventory yang mengikuti pergerakan persediaan secara on time. Dalam bentuknya yang canggih, persedaan diberi kafe code atau bahkan ditanam dengan radio chip yang merekam keberadaannya. Keuntungan nyatanya yaitu pencatatan menjadi akurat.

7.    Pagar, gembok, dan semua bangunan dan penghalang fisik;

Perlindungan melalui pembatasan saluran terhadap harta berharga.

8.    Pencocokan dokumen;

Sarana ini juga sangat lazim digunakan dalam pengendalian intern aktif. Pencocokan antara order pembelian, dokumen penerimaan barang dan nota tagihan mencoba menghindari selisih-selisih dan kerugian bagi perusahaan.

9.    Formulir yang sudah dicetak nomornya (pre-numbered accountable forms).

Pre-numbered forms mencegah penggunaan formulir berganda, bahwa formulir digunakan sesuai urutan.

Pengendalian Internal Pasif

Tujuan pengendalian intern aktif dan pengendalian intern pasif sama, yakni mencegah terjadinya fraud. Dalam pengendalian internal aktif, hal ini dilakukan dengan membuat barikad-barikade, bermacam-macam lapisan pengamanan, sebelum pelaku fraud bisa menembus pertahanan. Dalam pengendalian intern pasif, dari permukaan kelihatan tidak ada pengamanan, namum ada peredam yang membuat pelanggar atau pelaku fraud akan jera.

Perbedaan antara pengendalian intern aktif dan pengendalian intern pasif adalah:

(1)   Dalam hal biaya, pengendalian intern aktif jauh lebih mahal dari pengendalian intern pasif;

(2)   Pengendalian aktif kasat mata atau dapat diduga (preditable) dan dapat ditembus.  Pengendalian intern pasif, di lain pihak, tidak kasat mata dan unpredictable (orang yang ditangkap tangan seakan-akan mendapat lotre terkutuk), dan karenanya tidak terelakan. Dalam pengendalian intern pasif pertanyaannya yaitu seberapa nekadnya si calon pelaku.

Beberapa bentuk pengendalian intern pasif meliputi :

1.      Pengendalian yang khas untuk duduk perkara yang dihadapi (customized controls)

Sebenarnya costumized controls merupakan hasil dari berpikir positif dikala pengendalian intern aktif tidak menunjukkan pemecahan. Pengendalian intern pasif ini customized untuk duduk perkara yang dihadapi.

2.      Jejak audit (audit trails)

Sistem yang terkomputerisasi sering kali menggunaan pengendalian intern pasif sebab ada jejak-jejak mutasi atau perubahan dalam catatan yang ditinggalkan atau terekam dalam sistem. Ini akan menjadi pengendalian intern pasif yang efektif apabila jejak-jejak yang berupa perbuatan fraud dapat menunjuk kepada pelakunya.

3.      Audit yang focus (focused audits)

Focused audit yaitu audit terhadap hal-hal tertentu yang sangat khusus, yang berdasaran pengalaman rawan dan sering dijadikan sasaran fraud.

4.      Pengintaian atas acara kunci (surveillance of key activities)

Pengintaian ini dapat dilakukan dengan bermacam-macam cara, mulai dari kamera video yang merekam acara di suatu ruangan hingga ruang beling denngan cermin satu arah. Surveillance juga dapat dilakukan dengan jaringan komputer, dari waktu ke waktu untu melihat acara pegawai yang memanfaatkan kemudahan kantor.

5.      Pemindahan peran (rotation of key personnel)

Rotasi karyawan kunci merupakan pengendalian intern pasif yang efektif jikalau kehadirannya merupakan persyaratan utama dalam melaksanakan fraud.