Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi organisasi. Nilai guna arsip ini merupakan dasar penentuan agenda retensi bagi masing-masing dokumen berdasarkan nomor serinya. Ditinjau dari kepentingan organisasi, nilai guna arsip dibagi menjadi 2 (dua), yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder.

Nilai Guna Primer, yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan lembaga pencipta arsip. Ada beberapa nilai guna primer bagi suatu organisasi, antara lain:

a.      Nilai guna administratif, yaitu dokumen inaktif (baca juga: Pengertian Dokumen Aktif dan Inaktif) yang digunakan dalam menentukan policy organisasi memiliki nilai guna administratif. Dokumen semacam itu meliputi sketsa organisasi, pernyataan visi dan misi, serta tata tertib yang mengatur operasional organisasi. Dari sini akan dapat diketahui perkembangan organisatoris sebuah organisasi yang memiliki kegunaan bagi pemakai di masa mendatang.

b.     Nilai guna fiskal, berupa nilai guna dokumen yang menyangkut penggunaan uang untuk keperluan audit atau operasional, data yang dibutuhkan untuk menyusun laporan tahunan atau menyesuaikan pengisian pajak organisasi, berkas transaksi menyerupai penjualan dan pembelian, laporan keuangan, dan ringkasan transaksi keuangan.

c.      Nilai guna hukum, berupa nilai guna dokumen bagi organisasi menyangkut kepentingan hukum. Dokumen yang berkaitang dengan kepemilikan, persetujuan, transaksi, kontrak, bukti menyelesaikan peran sesuai dengan persyarataan hukum, pelaksanaan standar keselamatan kerja, atau dampak analisis lingkungan merupakan bentuk dokumen yang ada alasannya yaitu nilai guna hukum.

d.     Nilai guna historis, berupa nilai dokumen yang disimpan bukan alasannya yaitu kepentingan bisnis, melainkan alasannya yaitu kepentingan historis yang merekam sebuah peristiwa yang bertautan dengan suatu kegiatan. Nilai historis sebuah dokumen dikaitkan pula dengan nilai dokumen pada masa mendatang bagi para pengguna internal menyangkut organisasi. Surat yang ditandatangani oleh jagoan nasional sering kali memiliki nilai historis dengan tidak memandang isinya.

Nilai Guna Sekunder, merupakan nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan umum di luar lembaga pencipta arsip. Biasanya arsip atau dokumen ini digunakan sebagai materi bukti dan pertanggungjawaban sosial. Ada dua nilai guna yang ada didalamnya.

a.      Nilai guna kebuktian, mengenai bagaimana organisasi atau perusahaan didirikan, dikembangkan, diatur, serta pelaksanaan fungsi dan kegiatannya.

b.     Nilai guna informasional, menyangkut berita untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptanya. Informasi yang digunakan merupakan berita wacana orang, tempat, benda, fenomena, masalah, dan sejenisnya. Contohnya, arsip toko buku berisi penjualan buku untuk seorang jagoan nasional. Disini berita yang diutamakan menyangkut tokohnya dan bukan wacana toko buku.

Sumber Pustaka: Badri Munir Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Penerbit Erlangga